2 Para que la fase organizacional sea significativa para los individuos, habrá de incorporar objetivos verificables que den una idea clara de las funciones y deberes, con una línea de autoridad que guíe su cumplimiento y se conozca claramente lo que se debe hacer. La estructura de la organización de enfermería está diseñada y bien definida para precisar los puestos, las obligaciones y la responsabilidad de cada integrante; esto permite eliminar obstáculos, confusión a incertidumbre en la toma de decisiones y en la comunicación que apoyan los objetivos de la Institución y del propio servicio de enfermería. ORGANIZACION Y NIVELES JERARQUICOS En esta etapa del proceso, las autoridades han determinado los organismos administrativos, los niveles jerárquicos, los puestos necesarios, sus funciones y actividades dentro de la organización general y la del propio departamento. Señalan claramente la autoridad y responsabilidad de cada individuo, de tal forma que el esfuerzo total pueda ser aplicado y coordinado de manera sistemática. En la organización también se define cual es la tecnología necesaria para que las personas puedan cumplir las funciones del propio departamento de enfermería a indican las características psicotécnicas que deberán tener quienes desempeñen papeles específicos. La estructura administrativa de enfermería es la forma en que están ordenadas las unidades que componen el organismo y la relación que guardan sus unidades entre sí, éstas a su vez constituyen las unidades administrativas; que integran la estructura con los órganos, los puestos y las plazas. O sea, que la ordenación y arreglo estructural de las unidades administrativas implica en consecuencia la creación de: órganos, puestos, plazas y niveles jerárquicos. Se crean órganos, puestos y plazas, porque es necesario dividir el trabajo de modo que pueda asignarse a personas físicas, se obtiene mayor eficiencia si la división del trabajo se hace por actividades afines, que permitan mayor especialización, y que den mejor economía de tiempo, esfuerzo y costo al ejecutarlas. La organización va determinando la subdivisión de los organismos administrativos, en unidades de menor tamaño y nivel jerárquico, aplicado a la división del trabajo y a la especialización que éste requiere, se van formando los puestos con 24
niveles jerarquicos de enfermeria y sus funciones
3 actividades afines, agrupándolos en unidades de mayor tamaño y jerarquía; estos son los llamados órganos. Los niveles jerárquicos se han creado, porque un solo jefe se ve físicamente incapacitado para dirigir de un modo efectivo a un número muy grande de subordinados, tal es el caso de enfermeria, en el que se tiene la necesidad de delegar parte de la autoridad en otros jefes subordinados. Dentro de la organización de enfermería existen los criterios para determinar los puestos y plazas que necesita cada unidad médica, basándose en las funciones específicas que se realizan, las especialidades de los servicios, las actividades en determinado proceso en la atención al paciente, y el tipo de equipo o paciente que es atendido con el mismo. Estos aspectos han ido determinando la complejidad y continua permanencia de los servicios que han de responder a las necesidades actuates de la población por atender. Para solventar estos requerimientos, el servicio de enfermería toma una característica significativa y diferente, ya que para dar atención al paciente en forma ininterrumpida, se requiere de un número considerable de trabajadores que van a integrar la plantilla de personal; por su magnitud se necesita establecer los niveles jerárquicos dentro de la estructura propia de enfermería; a fin de que se propicien los medios para el control de este personal en sus diferentes niveles, categorias y turnos. El definir el número total de plazas que necesita un servicio de enfermeria, permite conocer el desglose por turno y categorías. Esto nos marca los requerimientos de personal para programar en forma equilibrada. y escalonada el tiempo de trabajo, descansos a interrupciones obligadas, -que se van ajustando a las necesidades que se presenten. Quienes desempeñan las funciones de enfermería han de ser personas calificadas técnicamente, para poder cumplir con una responsabilidad de gran impacto, como es el cuidado y conservación de la vida de un ser humano. En el cuadro No. 1 se describen las áreas y servicios hospitalarios donde se brinda la atención al paciente y donde desempeña sus funciones el personal de enfermería. 25
5 La jefe de un departamento de enfermería es la responsable de la atención que brinda la enfermera a los pacientes, así como de planear, organizar, integrar, dirigir y evaluar los recursos humanos y materiales asignados para el cumplimiento de sus funciones. Para esto ha de valerse de la organización y de los niveles jerárquicos que en forma conjunta y agrupada comprende a todas las personas que realizan la supervisión de los servicios, y en cuya ejecución comprende la participación de todos los trabajadores adscritos al propio servicio. La organización es un proceso complejo en el que interactúan una gran variedad de elementos, y en el caso específico de un departamento de enfermería esto cobra mayor trascendencia, debido a que para la enfermera, su campo de acción es con y para el ser humano, el elemento más valioso de este universo, este aspecto humano la sitúa ante la sociedad, como a una persona a la que se le observa con mayor atención. Dentro de la organización general se nos ha indicado cual es la tecnología apropiada, y que para cumplir con las funciones específicas, existe una estructura física y humana que permite guiar a este conjunto; y si es necesario saber como es su engranaje en cumplimiento de los propósitos y objetivos dentro de la propia institución. REPRESENTACION GRAFICA DEL SERVICIO Todo proceso exige coherencia, continuidad, coordinación a integración con debida flexibilidad, para que una vez que haya sido constituído, se vigilen sus pasos secuenciales y sus resultados para mantener o modificar, con oportunidad, alguna de sus partes sin perder de vista el todo. Durante muchos años las instituciones vienen utilizando la gráfica de la organización como un conjunto de puestos, estos organigramas representan a la empresa como una estructura de responsabilidades y de autoridad. Se ha tenido que aceptar la gráfica como una representación fiel de la realidad de las organizaciones elaborada desde una serie de puestos, que determinan una estructura de responsabilidad y otra de empleados. Indica quienes tienen que tratarse o interrelacionarse a base de mandar y obedecer. Además se formulan las normas y procedimientos necesarios para determinar las relaciones recíprocas a que haya lugar, o sea los "controles" para que la estructura pueda operar. 27
6 La representación gráfica de un servicio de enfermería, en general tiene un carácter universal, y las características específicas se dan por cada país y a su vez por cada institución; ésta es determinada por una serie de aspectos que comprenden la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las jerarquias, funciones y obligaciones individuales y departamentales. En las instituciones de salud, la propia enfermería tiene determinadas líneas de mando, comunicación, coordinación y asesoría respectiva; así como la determinación de diferentes puestos, de acuerdo a las categorías de personal que contractualmente existen en la division de trabajo correspondiente. Los niveles organizacionales y los tramps de control se representan por medio de esquemas, o sea los organigramas, según su formato pueden ser verticales, horizontales y circulares. En un organigrama vertical, los niveles jerárquicos corresponden a las filas; en uno horizontal a las columnas y en uno circular; a las circunferencias concéntricas. Los niveles jerárquicos, puestos, categorías, líneas de mando, coordinación, comunicación y asesoría que en la generálidad se conocen y se dan en las instituciones de salud, como se muestra en el cuadro No. 2. Siempre han de considerarse las categorías que contractualmente se tengan autorizadas. Uno de los símbolos que siempre ha caracterizado a la enfermera y que tan dignamente porta es la cofia, es a través de las insignias como se logra representar a cada una de las categorías, también nos permite identificar los niveles jerárquicos como está señalado en el cuadro No
10 de línea a quien aconsejan. Sin embargo ellos sí pueden imponerlas a sus subordinados; transformándolas en órdenes, reglas o instrucciones. La relación de asesoría se puede dar entre los niveles de mando. El asesor en cambio tiene un jefe de línea a quien reporta y con quien está en relación de subordinación. La responsabilidad es el compromiso de dar cuenta al superior del cumplimiento de sus obligaciones administrativas según su puesto, implica obediencia y dependencia. La delegación de autoridad radica en el órgano supremo, en el nivel más alto de la escala jerárquica. Para agilizar el funcionamiento, parte de la autoridad va siendo delegada de un nivel a otro a los órganos inferiores. Conforme más alto es el nivel más amplia es la autoridad, mientras más bajo es el nivel más limitada es la autoridad de sus órganos. Los límites de autoridad se van dando en los niveles jerárquicos, en la clase de actividades que afecte, el valor monetario que implique, el tiempo que dure el efecto de la decisión, y la permanencia de esa facultad. Los instrumentos que precisan los lírnites de autoridad son las descripciones de labores que forman parte de todo manual de organización, reparten y establecen las tareas que deben corresponder a cada empleado de una institución; en los niveles más altos esto no es suficiente si no se define qué decisiones puede tomar el funcionario en el desempeño de sus tareas; cuáles decisiones están reservadas para otros funcionarios, y a quién debe recurrir para que las tomen. COORDINACION Mediante relaciones de autoridad, coordinación y comunicación se vinculan los grupos horizontales y verticales; ordenando y jerarquizando las funciones, mediante la combinación racional de elementos como se muestra en el cuadro No. 4. Para que el personal cumpla con eficiencia y eficacia sus funciones, han de relacionarse a interactuar con la mayor parte de servicios de una unidad médica, para establecer coordinación efectiva como se muestra en el cuadro No. 5. La coordinación es una verdadera necesidad en los servicios asistenciales, así como para las personas que laboran en ellos, da armonía y comunicación entre los actos de las personas y las unidades administrativas de un organismo, facilitando el funcionamiento y cumplimiento exitoso de sus objetivos. 32 2ff7e9595c
Comments